Controle de Período de Experiência Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Base_Experiencia e cadastre os colaboradores admitidos em contrato de experiência.
2. Preencha matrícula, nome, CPF, cargo, setor, unidade, gestor e data de admissão.
3. Informe o prazo inicial em dias e confira a data de término prevista para não extrapolar o contrato.
4. Lance a data de avaliação parcial, a nota e a decisão final assim que o gestor devolver a análise.
5. Use a coluna de nova data de término quando houver prorrogação formal dentro do limite legal.
6. Consulte os dias para término e o status atual para priorizar os casos que vencem primeiro.
7. Registre observações de efetivação, desligamento ou pendência para deixar o histórico fechado.

Quem mais usa esse tipo de controle é você, no RH ou no DP, quando a admissão já aconteceu e começa a contagem do prazo. Em empresas com 20, 40 ou 100 pessoas, o contrato de experiência exige acompanhamento de data, retorno do gestor e decisão dentro do prazo certo.

Na prática, a aba Base_Experiencia centraliza matrícula, nome, cargo, setor, unidade e gestor imediato. Isso evita que você deixe um colaborador passar dos 45 ou 90 dias sem definição, o que costuma acontecer no fechamento da folha ou na virada do mês.

Um exemplo simples: uma indústria com 40 admissões no mês e prazo de 90 dias precisa olhar pelo menos 40 datas diferentes, mais as reavaliações intermediárias. Sem uma planilha, esse controle vira agenda solta, e um atraso de 3 dias pode bagunçar efetivação, desligamento e comunicação ao gestor.

Quem consulta essa base no dia a dia

O analista de DP usa a planilha para não perder prazo. A coordenadora de RH usa o painel para enxergar quantos contratos estão em avaliação e quantos já pedem decisão.

Quando a necessidade aparece

Ela pesa mais na admissão, na avaliação parcial e perto do vencimento do contrato. Se você tem uma operação com 12 colaboradores em varejo ou 200 contratos ao ano, a chance de esquecer uma data aumenta muito sem uma base única.

O contrato de experiência é uma modalidade de CLT e precisa respeitar o limite legal de 90 dias, normalmente dividido em dois períodos. Na rotina, você costuma trabalhar com 45 dias iniciais e, se houver prorrogação formal, mais 45 dias, sem ultrapassar o teto.

O ponto técnico aqui é simples: se você deixar o prazo correr sem formalização, o contrato pode ser tratado como por prazo indeterminado. Isso afeta a rescisão, o cálculo de saldo e, em muitos casos, o risco de discussão sobre aviso prévio e verbas proporcionais.

Exemplo prático: um salário de R$ 2.400,00 em contrato de 45 dias prorrogado por mais 45 dias precisa ter a data final muito bem controlada. Se a empresa decide no 92º dia, ela já saiu do trilho do prazo e pode transformar um controle operacional em passivo trabalhista.

Por que a data manda mais que a opinião do gestor

O gestor pode querer manter ou desligar, mas quem fecha a conta é a data contratual. Por isso, a planilha precisa mostrar a data de admissão, o prazo inicial, a data prevista e a nova data de término de forma visível.

Qual posição técnica faz mais sentido

Para a maioria das empresas, é melhor padronizar 45 + 45 dias do que inventar prazos diferentes por unidade. Essa padronização reduz erro, facilita conferência no eSocial e deixa o histórico mais defensável se houver auditoria ou ação futura.

O erro mais caro é perder o prazo final e deixar o colaborador continuar sem decisão formal. Se isso acontecer com 15 pessoas ao longo do ano, você cria retrabalho de documentação, risco de ajuste de folha e possibilidade de discussão sobre vínculo sem limitação contratual.

Outro erro comum é lançar a avaliação parcial tarde demais e descobrir a falha só quando o gestor já foi embora, o que trava a decisão final. Numa empresa com 30 admissões por mês, bastam 5 atrasos para a planilha virar um problema real de comunicação e prazo.

Há também o erro de não registrar a decisão final e o motivo. Quando isso acontece, o RH perde rastreabilidade e fica sem base para explicar por que um contrato foi encerrado, prorrogado ou efetivado.

O custo operacional de um controle frouxo

Se cada pendência consumir 20 minutos para buscar e-mails, validar datas e falar com gestor, 10 casos já somam mais de 3 horas de trabalho. Em vez de gastar esse tempo com admissão e folha, você fica apagando incêndio em cima de prazo vencido.

O que a planilha resolve melhor que uma agenda solta

Ela cria alerta visual com campos de data e status, em vez de depender de memória ou planilha sem padrão. Para uma operação com 200 horas de acompanhamento ao mês em RH, esse ganho de organização faz diferença no fechamento e na conferência de documentos.

Na conferência final desses dados, a ficha de registro do empregado concentra as informações cadastrais que precisam ficar registradas junto ao acompanhamento de prazos e documentos.

O melhor jeito de fazer a planilha funcionar é ligá-la ao seu ritual de fechamento da folha ou da admissão. Se você revisar a base sempre na segunda-feira e também no penúltimo dia útil do mês, a chance de esquecer contrato em aberto cai muito.

Na aba Resumo_Dashboard, você acompanha o volume de registros e enxerga a situação geral sem abrir tudo linha por linha. A imagem 2 mostra um painel que ajuda a priorizar quem está perto do vencimento e quem já depende de decisão.

Você também ganha tempo se copiar a base do mês anterior e usar a aba Instrucoes como padrão interno de preenchimento. Em controles de 20 a 50 contratos, isso evita digitação diferente para cada usuário e reduz erro de data.

Hábitos que mantêm a planilha viva

• Defina um dia fixo para revisar vencimentos e avaliações pendentes.
• Peça retorno do gestor antes da data de término, não depois.
• Padronize o preenchimento de matrícula, setor e unidade para facilitar filtro.
• Use o dashboard como base de reunião rápida com RH e liderança.

Quando vale migrar para sistema

Se você já controla dezenas de admissões por mês, integrações com eSocial e múltiplas unidades, a planilha passa a ser apoio e não sistema principal. Nessa hora, um software de folha ou ponto costuma ser mais seguro do que manter tudo manualmente.

Nessa mesma virada, a planilha de admissão de funcionário serve para organizar os dados de entrada antes que o controle mensal fique disperso em várias abas.