Documentos Admissionais Excel - Planilha Grátis

1. Na aba Parametros, confira os prazos padrão: 5 dias para CLT, 3 dias para contrato temporário, 5 dias para jovem aprendiz e 5 dias para estágio.
2. Na aba Controle Admissionais, preencha as células destinadas aos dados da contratação, como ID, nome, CPF, cargo, setor, cidade/UF, tipo de contrato e data de admissão.
3. Informe o documento pendente principal, a quantidade de documentos pendentes, os documentos recebidos, a última cobrança e a próxima ação.
4. Registre a data de envio ao eSocial, o status retornado, a data do ASO e o resultado ocupacional, utilizando as listas de seleção disponíveis.
5. Confira os campos calculados de prazo, percentual, status da documentação e dias em atraso. Não substitua esses resultados por digitação manual.
6. Use o filtro do cabeçalho para localizar admissões atrasadas ou bloqueadas e depois consulte a aba Resumo para acompanhar os indicadores e gráficos.
7. Leia a aba Instruções antes de compartilhar o arquivo e restrinja o acesso aos CPFs e demais dados pessoais a pessoas autorizadas.

O analista de DP usa a aba Controle Admissionais durante a admissão, especialmente entre o recebimento dos documentos e o fechamento do cadastro no eSocial. A coordenadora de RH pode acompanhar responsáveis e setores, enquanto o sócio de uma empresa do Simples Nacional consegue controlar o processo sem manter uma lista paralela em e-mails.

A imagem 1 mostra a aba Controle Admissionais com campos de identificação, contrato, prazo, pendências, ASO e eSocial. O arquivo tem 100 linhas preparadas: isso permite acompanhar, por exemplo, 40 admissões de uma indústria ao longo de um ciclo de contratação, sem alterar as fórmulas das colunas J, N, O e W.

Um exemplo durante a admissão

Considere um comércio com 12 colaboradores e duas contratações na mesma semana. Para um contrato CLT iniciado em 03/09/2026, o prazo padrão configurado é de 5 dias; para um temporário iniciado em 04/09/2026, são 3 dias. A fórmula com VLOOKUP soma esse prazo à data de admissão e apresenta o resultado em Prazo para Entrega.

Se Carlos tiver 8 documentos pendentes e nenhum recebido, o percentual será 0% e o status ficará Pendente. Se João tiver zero pendências e 8 documentos recebidos, o percentual será 100% e a documentação será Completa. A posição prática é centralizar a cobrança nessa linha, em vez de controlar prazos em uma agenda separada.

Quem consulta o resumo

A imagem 2 apresenta o Resumo Gerencial, com indicadores e três gráficos. O gestor pode verificar, por exemplo, 12 admissões acompanhadas, 8 completas, 2 parciais e 2 pendentes, enquanto o DP abre a aba principal para agir sobre cada nome.

A planilha apoia o controle operacional, mas não substitui os eventos legais da admissão. O cadastro deve respeitar a CLT, a CTPS Digital e o envio correto ao eSocial. O evento de admissão deve ser transmitido antes do início das atividades, conforme o leiaute e os prazos aplicáveis ao empregador.

O ASO admissional integra o PCMSO e deve ser realizado antes de o empregado assumir suas funções. Por isso, a combinação Data do ASO, Resultado do ASO e Status da Documentação é relevante: uma pendência de ASO pode tornar a admissão Bloqueada no arquivo.

Prazos internos não são autorização para descumprir a lei

A aba Parametros traz 5 dias para CLT, 3 dias para temporário, 5 dias para jovem aprendiz e 5 dias para estágio. Esses números são parâmetros internos editáveis, não prazos legais universais. A imagem 3 mostra exatamente onde o RH altera essas referências e as listas usadas nas validações.

Em uma admissão iniciada em 10/09/2026 com prazo interno de 5 dias, a data calculada será 15/09/2026. Se a documentação continuar incompleta depois dessa data, a coluna Dias em Atraso passa a contar os dias corridos com TODAY(). A melhor prática é usar o prazo para organizar a cobrança e manter o envio ao eSocial e o exame ocupacional dentro das exigências aplicáveis.

Privacidade e documentação

CPF, dados bancários e informações de saúde são dados pessoais que exigem acesso restrito conforme a LGPD e as políticas internas. A aba Resumo recomenda não compartilhar relatórios com CPF fora dos canais autorizados; portanto, o gestor deve receber indicadores, não uma cópia irrestrita da base.

O problema mais caro não é apenas esquecer um documento: é permitir que a contratação avance sem saber qual pendência impede o processo. Na amostra da planilha, Carlos Souza aparece com RG como documento pendente principal, 8 itens pendentes, nenhum recebido e a próxima ação Cobrar colaborador. Esse registro evita que a cobrança fique perdida em mensagens.

Pendência documental e atraso

Quando a admissão começa em 02/09/2026 e o prazo interno é de 3 dias, o vencimento calculado ocorre em 05/09/2026. Se o documento não chegar, Dias em Atraso passa a mostrar a diferença entre TODAY() e o prazo. Cinco admissões atrasadas por 4 dias representam 20 dias de atraso acumulado para o DP, além do risco de retrabalho no cadastro.

Outro erro é marcar a documentação como completa apenas porque o colaborador enviou arquivos. A fórmula considera a quantidade de pendentes e recebidos; se houver 8 pendentes e 4 recebidos, o percentual será 33,33% e o status será Parcial. Minha recomendação é manter a contagem atualizada e registrar a próxima ação específica, como Corrigir documento ou Agendar ASO.

ASO, eSocial e status conflitantes

Uma admissão pode ter documentos recebidos, mas ainda estar bloqueada por uma pendência impeditiva. O arquivo trata ASO e dados bancários impeditivos de forma separada no status; isso reduz o risco de o DP interpretar 100% documental como autorização automática para concluir o processo.

Também ocorre divergência entre a base e o eSocial: a coluna Status eSocial pode estar como Não enviado, Aguardando validação, Aceito ou Com erro. Se 12 admissões estiverem em acompanhamento e 3 tiverem Com erro, o resumo mostra a concentração para correção antes do fechamento da folha.

A planilha funciona melhor quando entra em dois horários fixos: uma conferência diária das novas contratações e uma revisão antes do fechamento da folha. O analista de DP deve filtrar Dias em Atraso e Status da Documentação, registrar a cobrança e atualizar a próxima ação no mesmo atendimento.

Um fluxo semanal simples

• Na segunda-feira, inclua as admissões abertas e confira os prazos calculados.
• Na quarta-feira, filtre Pendente, Parcial e Bloqueada para cobrar documentos e ASO.
• Antes do fechamento, confira Status eSocial, Resultado do ASO e observações.
• Na sexta-feira, compare o Resumo com a lista de admissões ainda abertas.

Copiar a aba do mês anterior não é o caminho mais seguro, porque pode carregar nomes, CPFs e status antigos. Prefira reutilizar o mesmo modelo, limpar somente as linhas necessárias e conservar as fórmulas das colunas J, N, O e W. A imagem 4, na aba Instruções, explica quais campos são preenchidos e quais são calculados.

Quando migrar para um sistema

Com 10 admissões mensais, a planilha costuma ser administrável se houver disciplina de atualização. Com 80 admissões simultâneas, múltiplos responsáveis e documentos armazenados em vários canais, o risco de versões conflitantes aumenta; nesse cenário, um sistema de admissão integrado ao eSocial passa a ser mais adequado.

Mesmo após a migração, o Resumo pode servir como conferência temporária. A posição técnica é não usar a planilha como repositório de cópias de documentos: registre apenas o necessário, mantenha os arquivos em ambiente corporativo seguro e limite o acesso.