Termo de Quitação Excel - Planilha Grátis

1. Na aba Controle de Termos, informe ID, matrícula, nome, CPF, cargo, setor, cidade/UF e data de admissão.
2. Preencha o início e o fim do período de apuração. O ano de referência será calculado pela data final.
3. Registre solicitação, emissão, conferência do DP e as assinaturas do empregado e do empregador.
4. Selecione a forma de assinatura e responda às conferências de salários, férias, 13º, FGTS, INSS, horas extras e verbas rescisórias.
5. Informe o valor bruto conferido. Se houver problema, marque a divergência e descreva-a no campo correspondente.
6. Indique se o documento foi arquivado e informe o local ou link do arquivo.
7. Consulte Resumo e Indicadores para acompanhar status, valores, arquivamento e distribuição por setor.

O analista de DP usa o controle quando precisa organizar a conferência anual das obrigações de cada empregado. A necessidade costuma surgir depois do fechamento da folha, da revisão de férias e 13º salário ou da preparação dos documentos para assinatura.

A imagem 1 mostra a aba Controle de Termos, com ID, matrícula, empregado, CPF, cargo, setor, cidade/UF, período de apuração, datas de solicitação, emissão, conferência e assinaturas. Também há campos para salários, férias + 1/3, 13º, FGTS, INSS, horas extras, adicionais e verbas rescisórias.

Aplicação por área

A coordenadora de RH pode acompanhar assinaturas; o analista de DP confere folha e encargos; e o sócio de uma empresa do Simples Nacional consegue controlar o processo em uma base única. Em uma indústria com 40 empregados, cada trabalhador pode ter um registro anual, com filtro por setor e status.

Um termo emitido, mas sem assinatura do empregado, permanece como Pendente de assinatura. Se a divergência estiver marcada como Sim, o status indica o problema para que o DP resolva antes do arquivamento.

Leitura dos indicadores

A imagem 2 mostra Resumo e Indicadores, com total, concluídos, pendentes e divergências. Se 12 termos somarem R$ 96.000,00, o valor médio será R$ 8.000,00. A imagem 3 mostra Listas e Orientações, com cidades, referências sindicais, respostas, setores e cargos.

O art. 507-B da CLT trata da faculdade de empregados e empregadores firmarem termo de quitação anual perante o sindicato dos empregados da categoria, com eficácia liberatória anual das parcelas especificadas. O documento deve discriminar o que foi conferido; uma declaração genérica não substitui a documentação trabalhista.

Na planilha, o DP pode registrar salários, férias + 1/3, 13º salário, FGTS, INSS, horas extras, adicionais e verbas rescisórias. O FGTS, em regra, corresponde a 8% da remuneração aplicável: sobre R$ 3.000,00, a referência mensal é R$ 240,00.

Valores que exigem conferência

Horas extras têm adicional mínimo de 50% em dias úteis, e domingos e feriados podem alcançar 100% conforme a regra aplicável. O adicional noturno urbano é de 20%, entre 22h e 5h, com hora reduzida de 52min30s. Dez horas extras a 50%, sobre hora normal de R$ 15,00, totalizam R$ 225,00 antes de reflexos.

O INSS segue tabela progressiva vigente em 2026. Férias devem incluir o terço constitucional, e o 13º salário precisa ser confrontado com folha e recibos. A quitação anual não elimina diferenças encontradas depois nem dispensa a observância de convenção ou acordo coletivo.

eSocial e arquivo

O eSocial não possui, nesta planilha, um evento específico para o termo. Ainda assim, o DP deve confrontar o documento com folha e eventos como S-1200 e S-2299. Assinatura física ou eletrônica, comprovantes e local do arquivo devem ser registrados para manter rastreabilidade.

O erro mais grave é assinar um termo com parcelas não conferidas. Um empregado com salário de R$ 2.800,00 e 20 horas extras mensais pode ter aproximadamente R$ 381,82 em horas extras a 50%, usando divisor 220 e sem reflexos. Em 12 meses, a diferença chega a cerca de R$ 4.581,84.

Conferência sem comprovante

Marcar FGTS como conferido sem confrontar os recolhimentos também cria risco. Sobre R$ 3.500,00 mensais, 8% representam R$ 280,00; em 12 meses, R$ 3.360,00. Uma divergência desse porte precisa ser descrita na coluna própria, e não escondida em observações.

Outro problema é considerar concluído um termo com data de emissão, mas sem as duas assinaturas. A fórmula do status mantém o registro como Pendente de assinatura, enquanto Dias em Aberto mostra há quanto tempo a solicitação está parada.

Sindicato e arquivamento

A referência sindical trazida pela cidade não é validação definitiva. O DP deve confirmar categoria profissional, base territorial e instrumento coletivo. Arquivar somente o PDF final, sem recibos e documentos de suporte, dificulta a defesa da empresa.

Em um comércio com 12 colaboradores, perder 12 conjuntos de comprovantes pode exigir muitas horas de reconstrução. Também é um erro marcar divergência como Não para melhorar o indicador: cinco problemas em 40 termos representam 12,5% da base e precisam aparecer no painel.

A melhor abordagem é conectar o arquivo ao fechamento mensal da folha, em vez de usá-lo apenas quando alguém solicita um documento. Defina um responsável para atualizar solicitações e emissões semanalmente e outro para revisar as parcelas antes da assinatura.

Rotina recomendada

• Na primeira semana do mês, atualize empregados, períodos e datas de solicitação.
• Após o fechamento, confira salários, férias, 13º, FGTS, INSS e adicionais.
• Filtre Pendente de conferência e Com divergência antes de liberar assinaturas.
• Depois da assinatura, registre as duas datas e o local do arquivo.

A imagem 1 facilita a revisão porque o filtro cobre A3:AG103 e as colunas ficam organizadas em uma base única. Use as listas suspensas para evitar variações de digitação que prejudiquem COUNTIF e SUMIF.

Revisão dos indicadores

Na reunião mensal, use a imagem 2 para comparar o total de termos com a base, o valor conferido e o arquivamento. Trinta termos concluídos em uma base de 40 representam 75%. Se o percentual não refletir a realidade, revise IDs, status e campos vazios.

A coluna Dias em Aberto usa TODAY() e muda conforme a data do Excel. Não sobrescreva as colunas calculadas K, L, AE e AF. Quando a empresa ultrapassar centenas de empregados ou precisar integrar folha, assinatura e gestão documental, migre para um sistema e mantenha a planilha como conferência.