Controle de integração de segurança Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Controle de Integração e preencha os campos editáveis em amarelo após o treinamento inicial, preferencialmente antes do início das atividades.
2. Informe o ID, nome, CPF, tipo de vínculo, cargo, setor, cidade/unidade, empresa contratada e datas de admissão e integração.
3. Registre horário, instrutor, tema, carga horária, nota e resultado da avaliação. A carga horária aceita valores de 0 a 24 e a nota de 0 a 10.
4. Marque Sim ou Não para integração obrigatória, ASO admissional válido, EPI entregue e termo de ciência assinado.
5. Informe a Data de Validade/Reciclagem quando houver periodicidade definida para o treinamento ou risco da função.
6. Leia as colunas calculadas Dias para Vencer, Validação Documental e Situação; priorize VENCIDA, A VENCER, PENDENTE e AÇÃO NECESSÁRIA.
7. Consulte a aba Resumo para acompanhar indicadores e use Instruções para revisar responsabilidades, evidências e limites do controle.

O controle de integração de segurança é usado pelo analista de DP na admissão, pelo técnico de segurança antes da liberação para a atividade e pela coordenadora de RH durante o acompanhamento de terceiros. A necessidade aparece especialmente quando entra um operador, muda um processo ou vence uma reciclagem.

Na aba Controle de Integração, a imagem 1 mostra uma base horizontal com 25 colunas, de ID da Integração até Observações. O registro de João Silva, por exemplo, informa vínculo CLT, cargo de Operador, setor Produção, quatro horas de capacitação, nota 9,5, tema Integração Geral e NR-01 e validade em 16/12/2026.

Admissões, terceiros e mudanças de risco

Uma indústria com 40 funcionários em turnos pode registrar empregados próprios e contratados da manutenção na mesma base. O exemplo de Carlos Souza identifica vínculo Terceiro, empresa Alpha Serviços Ltda., treinamento de 4 horas sobre NR-10 e resultado Reprovado; isso sinaliza que a liberação operacional não deve ser tratada como concluída.

O sócio de uma empresa do Simples Nacional que cuida do pessoal também consegue separar a integração de um temporário da de um empregado CLT. Já o técnico de segurança usa Tema Principal, Instrutor/Responsável e Data de Validade/Reciclagem para reconstruir quem treinou, sobre qual assunto e até quando a evidência permanece controlada.

Leitura gerencial no fechamento do mês

A imagem 2 mostra o Resumo com total de integrações, colaboradores, aprovados, pendentes, reprovados, percentual de aprovação, documentação completa, média das notas e horas de treinamento. Com 40 registros e 32 aprovados, o percentual de aprovação fica em 80% e orienta a programação de reforços.

O Resumo ainda separa os setores RH, Produção, Manutenção, Logística e Financeiro. Para consulta individual, o ID INT-2026-001 pode ser informado e a planilha retorna o instrutor relacionado àquele registro.

A integração precisa refletir os riscos reais da função e os requisitos das NR aplicáveis. A NR-01 trata do gerenciamento de riscos ocupacionais e das informações de segurança; a NR-06 envolve equipamentos de proteção individual; a NR-10 alcança instalações e serviços em eletricidade; a NR-11 trata de movimentação de materiais; e a NR-12 aborda máquinas e equipamentos.

A planilha não define sozinha a duração ou a validade de cada treinamento. Ela oferece Tema Principal, Carga Horária e Data de Validade/Reciclagem para você registrar o requisito definido no procedimento interno, no PGR, no PCMSO, na análise de risco e na norma aplicável.

Documentos que precisam conversar

O ASO admissional deve ser válido antes do início da atividade, conforme o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional. A entrega de EPI deve ser acompanhada de orientação, registro e controle adequado; o termo de ciência assinado é uma evidência complementar, não substituto do treinamento.

Se a função exige capacitação de 8 horas e a nota é 7,5, o campo Carga Horária recebe 8 e Nota da Avaliação recebe 7,5. Se ASO, EPI e termo estiverem como Sim, a fórmula da coluna W retorna DOCUMENTAÇÃO OK; qualquer Não gera PENDÊNCIA.

Reciclagem e registros para fiscalização

A CLT impõe ao empregador o dever de cumprir e fazer cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho, especialmente no art. 157. A documentação deve permanecer disponível para auditorias, SESMT e fiscalização, incluindo lista de presença, avaliação, evidência de EPI e termo assinado.

A imagem 3, na aba Instruções, reforça que o arquivo não substitui PGR, PCMSO, LTCAT, laudos ou avaliações técnicas. Em uma equipe de 40 pessoas, quatro reciclagens vencidas já representam 10% do grupo exposto a uma pendência operacional; por isso, a data registrada deve seguir o requisito técnico real, e não um prazo genérico.

O problema mais caro não é apenas esquecer uma linha: é liberar uma pessoa sem evidência coerente de capacitação, aptidão e entrega de proteção. Quando o registro aponta Aprovado, mas o ASO está como Não ou o termo não foi assinado, a coluna Validação Documental identifica PENDÊNCIA e impede uma falsa sensação de conformidade.

Treinamento aprovado sem documentação

Maria Oliveira tem nota 8 e resultado Aprovado, mas o termo de ciência está marcado como Não. O resultado da avaliação não corrige essa lacuna: a fórmula em W verifica simultaneamente R, S e T. Em uma auditoria com 12 trabalhadores, três pendências documentais significam 25% da amostra sem comprovação completa.

Outro erro é registrar a integração de um terceiro sem informar a empresa contratada. Isso dificulta cobrar documentos da prestadora e separar responsabilidades quando há 20 contratados circulando em uma planta industrial. Para terceiros, preencher Empresa Contratada não é detalhe administrativo; é a chave para rastrear a origem do trabalhador.

Reprovação ignorada no dia da liberação

Carlos Souza aparece com nota 5,5 e resultado Reprovado. A fórmula da coluna X prioriza esse resultado e retorna AÇÃO NECESSÁRIA, ainda que a documentação esteja marcada como completa. Liberar alguém reprovado para uma atividade de manutenção elétrica pode gerar paralisação, retrabalho e exposição a acidente, além do risco de responsabilização do empregador.

Também ocorre o erro de deixar Data de Validade/Reciclagem vazia. Nesse caso, Dias para Vencer fica sem cálculo e Situação retorna PENDENTE. Em vez de considerar o treinamento permanente, o técnico deve definir o requisito aplicável e registrar a data correspondente.

Vencimento descoberto tarde demais

A classificação A VENCER aparece quando faltam até 30 dias; VENCIDA surge quando o prazo já passou. Se uma unidade tem 30 pessoas e cinco registros vencem no próximo mês, 16,7% da equipe precisa de programação imediata. Deixar para conferir no fim do trimestre transforma uma pendência administrável em lacuna acumulada.

A planilha funciona melhor quando entra em uma rotina já existente: admissão, integração, fechamento mensal do DP e reunião de segurança. Defina um responsável para lançar cada treinamento no mesmo dia e outro para revisar os alertas uma vez por semana; assim, o arquivo deixa de ser uma lista esquecida na área de trabalho.

Uma cadência simples para o mês

• Na admissão, o DP cria o ID e informa dados pessoais, vínculo, cargo, setor e data.
• No dia do treinamento, o instrutor registra tema, carga horária, nota e resultado.
• Antes da liberação, o SESMT confere ASO, EPI e termo de ciência.
• Às sextas-feiras, o responsável filtra A VENCER, VENCIDA, PENDENTE e AÇÃO NECESSÁRIA.
• No fechamento mensal, a coordenação salva uma cópia e verifica o Resumo por setor.

Use a validação de dados já configurada para evitar variações como Aprovado, aprovado e APROVADO. As fórmulas calculadas devem ser preservadas; você preenche os campos de entrada e deixa Dias para Vencer, Validação Documental e Situação para o Excel.

Quando substituir a planilha

Com 40 colaboradores e poucos treinamentos mensais, a base pode ser suficiente para uma conferência operacional disciplinada. Porém, quando há milhares de empregados, múltiplas unidades, integração diária ou necessidade de assinatura digital, o controle deve migrar para um sistema de SST ou gestão de treinamentos integrado ao cadastro corporativo.

A aba Resumo possui três gráficos, mas não possui atualização automática de documentos externos nem integração com eSocial. Use-a como instrumento de controle e conferência, mantendo listas de presença, avaliações e comprovantes em repositório com acesso controlado.