Matriz Treinamentos Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Instruções e leia os critérios de uso, validade, certificados e alcance do controle.
2. Na aba Matriz de Treinamentos, preencha as células destinadas ao usuário: matrícula, colaborador, cargo, setor, cidade e treinamento ou NR.
3. Informe se o treinamento é obrigatório, escolha Presencial, Online ou Híbrido e registre a data de realização.
4. Digite a carga horária, a validade em meses, o instrutor ou empresa, o custo e as observações pertinentes.
5. Marque Certificado como Sim somente quando o comprovante estiver disponível e arquivado; a coluna Pendente é calculada quando essa evidência falta.
6. Confira as colunas calculadas Data de Vencimento, Status, Dias para Vencer e Indicador de Obrigatoriedade, sem sobrescrever as fórmulas.
7. Consulte o Painel RH para acompanhar registros, vencimentos, conformidade, despesas e distribuição por NR ou treinamento.

A matriz de treinamentos obrigatórios é usada pelo analista de DP, pela coordenadora de RH e pelo técnico de segurança do trabalho em momentos diferentes. O técnico valida quais capacitações são exigidas pelos riscos e pelas NR; o RH agenda turmas e acompanha certificados; o DP usa o histórico para responder a auditorias e apoiar documentos ocupacionais.

Na indústria, a necessidade aparece antes da virada de escala, da admissão de um operador ou da liberação de uma atividade de manutenção. Uma unidade com 40 funcionários em produção pode ter registros de NR-12 para máquinas, NR-10 para eletricistas e NR-35 para trabalho em altura. Sem uma visão por pessoa, a empresa pode saber que houve treinamento, mas não quem está autorizado a executar determinada tarefa.

O preenchimento por colaborador evita lacunas

Na aba Matriz de Treinamentos, a imagem 1 mostra as colunas ID do Registro, Matrícula, Colaborador, Cargo, Setor, Cidade e Treinamento / NR. Também aparecem Obrigatório?, Modalidade, Data de Realização, Carga Horária, Validade, instrutor, certificado, custo e observações.

O cadastro é feito por treinamento realizado por colaborador, e não apenas por turma. Se três eletricistas concluíram NR-10 em 10/02/2026, você lança três registros, preservando matrícula, certificado e validade individual. No exemplo preenchido, Carlos Souza tem 40 horas, validade de 24 meses e custo de R$ 1.250,00.

O painel ajuda na reunião mensal

Durante a reunião de SST ou no fechamento mensal do RH, a imagem 2 apresenta o Painel RH com totais e distribuição por status. O gestor pode verificar sete registros de uma NR, por exemplo, e comparar o custo acumulado; uma despesa de R$ 4.800,00 dividida por 12 participantes representa custo médio de R$ 400,00 por pessoa.

Para o sócio de uma empresa do Simples Nacional que cuida sozinho do pessoal, essa separação é prática: ele atualiza a matriz após cada treinamento e consulta o painel antes de liberar atividades, preparar auditoria ou enviar informações relacionadas ao eSocial.

A planilha organiza evidências, mas a definição da capacitação depende do risco, da função, do ambiente e da norma aplicável. A NR correspondente deve ser analisada pelo responsável de SST, junto ao PGR, ao PCMSO, aos procedimentos internos e aos documentos técnicos. A própria aba Instruções alerta que a validade padrão não substitui essa validação.

As referências auxiliares incluem NR-10, NR-11, NR-12, NR-20, NR-33, NR-35 e Integração de Segurança. A tabela informa 24 meses para NR-10 e NR-35 e 12 meses para NR-11, NR-12, NR-20, NR-33 e Integração; esses números são referências cadastradas no arquivo, não uma autorização para aplicar o prazo sem avaliação técnica.

Validade, reciclagem e comprovação

Na NR-10, a capacitação e a reciclagem devem observar as exigências da norma e as condições de risco. Na NR-35, o treinamento periódico é previsto a cada 2 anos, com carga horária mínima de 8 horas para o treinamento inicial e periódico. Para NR-33, o conteúdo e a periodicidade precisam ser compatíveis com a função de trabalhador autorizado, vigia ou supervisor de entrada.

Um treinamento de NR-12 lançado em 15/01/2026 com validade de 12 meses produz vencimento em 15/01/2027. Já o registro de NR-10 realizado em 10/02/2026 com 24 meses chega a 10/02/2028. A fórmula M4 usa EDATE(J4,L4), enquanto Q4 calcula a diferença entre vencimento e TODAY().

O certificado é parte do controle

Certificado não é apenas informação administrativa: é a evidência de que a capacitação ocorreu. Por isso, o status fica Pendente quando O é diferente de Sim, mesmo que a data de vencimento ainda não tenha passado. Um curso de R$ 480,00 sem comprovante arquivado continua sendo uma pendência documental para auditoria.

A planilha não substitui ASO, laudo, autorização formal ou registro de treinamento exigido pela norma. O ASO admissional, periódico e demissional pertence ao controle de saúde ocupacional; a matriz deve funcionar como complemento do sistema de SST, não como prova isolada de aptidão.

O problema mais caro costuma começar com um treinamento lançado apenas pelo nome da turma. Se uma indústria capacita 40 pessoas em NR-12, mas não associa cada registro à matrícula e ao certificado, a supervisão não consegue demonstrar rapidamente quais operadores estavam habilitados no dia de uma inspeção ou acidente.

Certificado marcado sem arquivo localizado

Marcar Sim na coluna Certificado antes de arquivar o documento elimina o alerta Pendente e cria uma falsa sensação de conformidade. Em uma auditoria com 25 registros, encontrar apenas 20 certificados significa que 5 evidências estão ausentes; se cada regularização consumir 30 minutos, o RH perde 2 horas e 30 minutos apenas reconstruindo documentos.

A posição técnica é simples: deixe Não até localizar o arquivo. O status foi desenhado justamente para impedir que um curso pago seja tratado como comprovado sem evidência. O custo de R$ 1.250,00 de uma NR-10 não protege a empresa se o certificado não puder ser apresentado.

Validade preenchida sem critério técnico

Outro erro é copiar 12 meses para todas as NRs. O arquivo traz 24 meses como referência para NR-10 e NR-35, mas a definição deve considerar o texto vigente, o plano de treinamento e a avaliação do responsável de SST. Uma validade errada desloca o vencimento em 12 meses: um curso feito em 20/03/2026 pode ser apontado como válido até 20/03/2028 quando deveria ser renovado em 20/03/2027.

Também ocorre o lançamento da data da inscrição em vez da data de realização. Como M calcula o vencimento a partir de J, uma diferença de 15 dias altera o alerta e pode deixar uma reciclagem fora do cronograma.

Fórmula apagada e painel distorcido

As colunas M, P, Q e T são calculadas em 100 linhas, da linha 4 à 103. Se alguém substituir uma fórmula por texto, o painel pode contar registros, custos e status incorretamente. Em vez de editar essas colunas, preserve as fórmulas e revise o resultado depois de inserir cada novo treinamento.

A matriz funciona melhor quando entra em uma rotina já existente, e não quando fica aberta apenas antes da auditoria. Reserve 20 minutos toda sexta-feira para registrar treinamentos concluídos, conferir certificados recebidos e filtrar a coluna Status. No fechamento mensal do RH, o responsável de SST valida as próximas reciclagens e o gestor aprova custos.

Use a sequência que reduz retrabalho

• Após cada turma, lance um registro por colaborador, mesmo que 10 pessoas tenham participado do mesmo evento.
• Arquive o certificado antes de marcar Sim na coluna correspondente.
• Revise os registros com Vence em até 30 dias na primeira semana do mês.
• Compare o custo total da matriz com notas fiscais e pagamentos aprovados.

O Painel RH calcula indicadores com COUNTA, COUNTIF, SUM, AVERAGE, VLOOKUP e SUMIF. Por exemplo, B8 divide registros regulares pelo total de registros; B9 soma os custos; e a análise por NR usa VLOOKUP para buscar descrição e validade padrão na aba Instruções.

Padronize antes de ampliar o volume

As listas de validação em H4:H103, I4:I103 e O4:O103 permitem apenas Sim ou Não, Presencial, Online ou Híbrido, e Sim ou Não para certificado. Não altere essas opções sem uma decisão de governança, porque variações como sim, S ou presencialmente podem quebrar a leitura dos indicadores.

Com 100 linhas preparadas, o arquivo atende controles pequenos e médios. Uma empresa com 12 colaboradores e 3 treinamentos por pessoa no ano teria 36 registros; já uma operação com 200 colaboradores e várias reciclagens rapidamente ultrapassa a estrutura. Nesse ponto, migre para sistema de treinamento ou plataforma de SST, mantendo a planilha como conferência e exportação controlada.

Faça uma cópia mensal somente quando precisar preservar uma fotografia histórica; para o acompanhamento contínuo, mantenha uma base única e registre novas ocorrências nas linhas disponíveis. Essa escolha evita versões conflitantes durante o envio de eventos ao eSocial e durante auditorias.