Controle de reciclagem NR-35 Excel - Planilha Grátis

1. Passo 1 — Na aba Cadastro Colaboradores, informe ID, nome, CPF, cargo, setor, unidade, cidade, admissão, gestor e situação.
2. Passo 2 — Na aba Controle NR-35, selecione o ID na coluna A e escolha o tipo de treinamento na coluna H.
3. Passo 3 — Preencha data, carga horária, instrutor ou empresa, número do certificado e observações.
4. Passo 4 — Informe o resultado, o ASO apto e a entrega do EPI usando as listas disponíveis.
5. Passo 5 — Confira as colunas calculadas: validade, dias para vencer, status e necessidade de reciclagem.
6. Passo 6 — Consulte o Dashboard para acompanhar indicadores por status, tipo de treinamento e setor.
7. Passo 7 — Revise a aba Instruções e valide os períodos com o responsável de SST antes de autorizar trabalho em altura.

O analista de DP usa este controle antes do fechamento mensal dos registros de pessoal e quando um colaborador é direcionado para atividade em altura. Já o técnico de segurança do trabalho confere certificado, conteúdo, instrutor, ASO e EPI antes de recomendar a liberação.

Onde a necessidade aparece

Em uma indústria com 40 funcionários distribuídos em produção e manutenção, uma única lista de certificados vencidos pode interromper uma frente inteira. A aba Controle NR-35 (imagem 1) reúne ID, cargo, setor, data, carga horária, certificado, validade, resultado, ASO, EPI e observações na mesma linha.

O cadastro de colaboradores (imagem 2) funciona como base de referência. Ao informar o ID, as fórmulas VLOOKUP preenchem nome, CPF, cargo, setor, unidade e cidade, evitando que o RH digite o mesmo dado em vários lugares.

Decisão antes da atividade

Uma empresa do Simples Nacional com 12 colaboradores pode revisar o Dashboard toda segunda-feira. Se houver 2 registros com status Vencido ou 3 vencendo em 30 dias, a posição técnica é bloquear a programação até a documentação ser regularizada, em vez de tratar a planilha como arquivo meramente histórico.

O painel calcula também a média e o total de horas. Um exemplo preenchido com três treinamentos de 8, 8 e 4 horas soma 20 horas registradas, enquanto o registro reprovado continua aparecendo como pendência operacional.

A NR-35 se aplica ao trabalho em altura e exige capacitação conforme as condições da atividade. O treinamento inicial deve ocorrer antes do início da atividade; a reciclagem deve ser realizada conforme periodicidade definida no programa de treinamento e também quando houver mudança relevante nas condições, operação ou organização do trabalho.

Periodicidade registrada na planilha

O arquivo usa 24 meses para Inicial e Reciclagem e 12 meses para Complementar. Esses são parâmetros editáveis na aba Instruções, não uma substituição da avaliação do responsável de SST. Se a data for 31/03/2026 e o tipo for Reciclagem, a fórmula EDATE calcula 31/03/2028.

A capacitação prevista na NR-35 deve contemplar conteúdo teórico e prático, com carga horária mínima de 8 horas para o treinamento inicial e periódico, conforme o Anexo II da norma. Um treinamento complementar de 4 horas pode ser registrado no arquivo, mas a suficiência deve ser validada para a situação concreta.

Aptidão e registros

O controle não substitui o ASO nem os documentos de SST. A coluna ASO apto? deve refletir a avaliação ocupacional aplicável, e a coluna EPI entregue? registra uma condição documental adicional. O treinamento aprovado, sozinho, não autoriza a atividade se o trabalhador estiver sem aptidão ou equipamento adequado.

Os registros de SST também precisam ser compatíveis com o eSocial, especialmente os eventos de saúde e segurança aplicáveis. A planilha é apoio gerencial: não transmite eventos nem substitui PGR, PCMSO, certificados ou registros oficiais.

O problema mais caro costuma começar com um certificado lançado sem conferência. Se 5 trabalhadores recebem R$ 2.400,00 por mês e cada um realiza 10 horas extras sem documentação adequada, a hora normal aproximada é R$ 10,91; com adicional de 50%, são cerca de R$ 163,65 por trabalhador, ou R$ 818,25 no mês, antes de reflexos.

Falhas que impedem a liberação

Um resultado Reprovado não pode permanecer tratado como válido porque a data ainda não venceu. No arquivo, o status fica Pendente e a coluna Necessita reciclagem? retorna Sim. Esse comportamento evita que a validade matemática do certificado esconda uma avaliação prática insuficiente.

Outro erro é informar ASO apto? ou EPI entregue? como Sim sem documento correspondente. Em uma auditoria com 20 pessoas, 3 fichas de EPI ausentes e 2 ASOs vencidos já criam cinco pontos de investigação, além do risco de acidente e de autuação.

Vencimento ignorado

Sem acompanhar a coluna Dias para vencer, a equipe percebe o problema apenas na escala seguinte. Um registro vencido em 15/09/2026, por exemplo, não deve ser liberado em 17/09/2026 só porque o treinamento foi aprovado em 2026; a data de validade é determinante para o controle.

A divergência entre planilha, certificado físico e sistema de SST também consome horas. Para 40 trabalhadores, conferir manualmente três fontes a cada trimestre pode consumir mais de 6 horas; a tabela centralizada reduz a procura, mas depende de lançamento fiel e conferência documental.

A planilha funciona melhor quando entra em uma rotina fixa, não quando é aberta apenas após um acidente ou fiscalização. Defina uma revisão semanal de 15 minutos com o técnico de segurança e uma conferência mensal antes de fechar a programação de atividades em altura.

Rotina prática para evitar esquecimento

• Copie os documentos recebidos para uma pasta organizada pelo ID e pelo número do certificado.
• Atualize o cadastro no mesmo dia da admissão ou mudança de setor.
• Filtre status Vencido e Vence em até 30 dias toda segunda-feira.
• Compare os registros com a agenda de treinamentos e com o controle de entrega de EPI.

Na aba Controle NR-35, use as listas de validação em vez de digitar variações como Aprovado, aprovado ou AP. A estrutura já aceita 100 linhas, e o Dashboard usa COUNTIF, COUNTIFS, AVERAGE e SUM para consolidar os indicadores.

Quando migrar para um sistema

Para uma operação com 40 pessoas e poucos treinamentos anuais, o Excel pode ser suficiente como controle auxiliar. Quando há várias unidades, centenas de certificados, anexos obrigatórios, permissões de trabalho e integração com eSocial, prefira um sistema de SST; mantenha esta planilha como conferência ou base de transição, não como único repositório.

Na prática, o melhor ganho vem de ligar a revisão ao planejamento semanal da operação. Assim, a reciclagem deixa de ser uma lembrança do RH e passa a ser uma condição verificada antes da escala.