Controle de validade EPI Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Controle de EPI e comece pela linha 4, mantendo um ID único para cada registro.
2. Preencha matrícula, colaborador, cargo, setor e cidade. As listas disponíveis ajudam a padronizar cidade, EPI e categoria.
3. Informe o EPI, a categoria, o número do CA, fabricante, data de entrega, data de validade, vida útil prevista, quantidade e periodicidade de troca.
4. Digite o responsável pela entrega e use Observações para registrar uso contínuo, condição do equipamento ou informação operacional relevante.
5. Não altere as colunas calculadas P a S: elas mostram data prevista para troca, dias para vencer, status da validade e situação da entrega.
6. Consulte a aba Resumo para verificar totais, percentuais, categorias e os dois gráficos já configurados.
7. Leia a aba Instruções antes de implantar o controle e combine a planilha com ficha de entrega, inspeções, treinamentos e registros de SST.

O analista de DP costuma receber a informação de entrega na admissão, na troca por desgaste ou durante a movimentação de função. Já o técnico de Segurança do Trabalho verifica se o equipamento é adequado ao risco, se possui CA válido e se o registro administrativo está completo. A planilha organiza essa interface, mas não substitui a avaliação técnica.

Na admissão e na troca de equipamento

Quando um operador inicia na produção, você registra matrícula, cargo, setor, EPI, fabricante, CA, data de entrega e quantidade. Se o empregado João recebe 2 protetores auriculares em 10/02/2026 e a periodicidade de troca é de 6 meses, a fórmula da coluna P calcula 10/08/2026 como data prevista para troca.

Para uma indústria com 40 funcionários em turnos, 40 registros iniciais podem ser conferidos por setor e categoria. O filtro da aba Controle de EPI ajuda a localizar rapidamente proteção auditiva, facial, respiratória ou das mãos sem misturar entregas de áreas diferentes.

No fechamento mensal de SST

A coordenadora de RH pode revisar a base antes do fechamento da folha, enquanto o técnico confere os itens críticos antes da inspeção de campo. Na aba Resumo, COUNTIF consolida válidos, vencidos e itens que vencem em até 30 dias; o percentual de válidos é calculado dividindo equipamentos válidos pelo total de registros.

Um comércio com 12 colaboradores pode usar a consulta por matrícula para responder, em poucos segundos, se determinado trabalhador possui entrega registrada. Minha posição é clara: para equipes pequenas, essa rotina semanal é mais prática que manter várias listas separadas, desde que exista conferência documental e técnica.

A NR-06 trata do fornecimento, uso, conservação e registro de Equipamento de Proteção Individual. O empregador deve fornecer EPI adequado ao risco, orientar e treinar o trabalhador, exigir o uso, substituir imediatamente quando danificado ou extraviado e manter registros da entrega. O número do Certificado de Aprovação (CA) deve ser conferido no equipamento e nos registros internos.

Validade não é apenas uma data na planilha

A data de validade cadastrada deve refletir o documento do fabricante e a condição real do equipamento. A coluna Q calcula os dias entre a data de validade e TODAY(); a coluna R classifica como Vencido quando o resultado é menor que zero, como Vence em até 30 dias quando está entre zero e 30, ou como Válido acima desse intervalo.

Se a validade for 07/10/2026 e a data atual estiver a 20 dias desse prazo, o status será Vence em até 30 dias. Se o prazo já tiver passado por 5 dias, aparecerá Vencido. O alerta não autoriza continuar usando o EPI: ele sinaliza a necessidade de ação.

Registros complementares obrigatórios

A planilha deve trabalhar junto da ficha de entrega, inspeções, treinamentos e documentos de SST. O PCMSO, o PGR, avaliações de risco e registros de orientação definem necessidades que não são calculadas neste arquivo. Para atividades específicas, também podem existir exigências de NRs como NR-10, NR-12 e NR-35.

Não existe uma periodicidade única de troca aplicável a todo EPI. Por isso, a coluna O recebe meses conforme política interna, fabricante, desgaste, higienização e avaliação técnica. Prefiro registrar a periodicidade documentada em vez de aplicar automaticamente 12 meses a todos os equipamentos.

O problema mais caro não costuma ser a cor da planilha, mas a divergência entre o que foi entregue e o que pode ser comprovado. Um trabalhador pode ter recebido luvas, porém, sem matrícula, data, quantidade, CA e responsável, a empresa terá dificuldade para demonstrar a regularidade do fornecimento em uma fiscalização ou reclamação trabalhista.

Validade vencida sem substituição

Imagine 8 trabalhadores usando respiradores com validade vencida há 15 dias. Se cada substituição custar R$ 85,00, a compra imediata soma R$ 680,00, sem incluir parada, frete ou treinamento. O custo potencial cresce quando o equipamento é essencial à exposição ocupacional e a empresa não consegue provar inspeções ou substituições.

Outro erro é confundir periodicidade de troca com validade do produto. Um óculos entregue em 12/05/2026, com troca prevista para 12/08/2026, pode ter data de validade documental diferente. A planilha mantém as duas informações separadas nas colunas L e P; apagar uma delas elimina justamente a comparação necessária.

Cadastro incompleto e filtros mal utilizados

Preencher categoria como Proteção das Mãos em uma linha e como Luvas em outra fragmenta o Resumo. Como os indicadores usam COUNTIF, uma grafia diferente deixa a contagem incorreta: 15 registros podem aparecer como 10 em uma categoria e 5 em outra, embora representem o mesmo grupo.

Também gera risco alterar fórmulas das colunas P a S para corrigir manualmente um resultado. Se a data de validade estiver em branco, o status não será produzido; nesse caso, a correção é completar o campo de origem, não digitar Válido por cima do cálculo. A aba Instruções alerta que o controle não substitui inspeções, PGR nem orientação da Segurança do Trabalho.

A planilha funciona melhor quando entra em um procedimento existente, e não quando fica aberta apenas na época de auditoria. Defina uma revisão fixa, por exemplo toda segunda-feira às 9h, para filtrar Vencido, Vence em até 30 dias e Pendente. O responsável registra a ação nas Observações e atualiza a entrega após a substituição.

Uma rotina simples para evitar retrabalho

• Na admissão, cadastre o trabalhador e os EPIs entregues antes de liberá-lo para a atividade.
• Na troca, crie um novo ID quando a empresa precisar preservar o histórico da entrega anterior.
• Antes da inspeção mensal, filtre setor, cidade e categoria para conferir os itens críticos.
• Ao final da revisão, compare a aba Resumo com as fichas assinadas e os registros de Segurança do Trabalho.

Usar as listas de validação para cidade, EPI e categoria reduz variações de digitação. As regras para números inteiros em quantidade, vida útil e periodicidade também evitam valores fracionados, como 2,5 unidades ou 3,5 meses, que distorcem a análise.

Quando migrar para um sistema

Com 40 funcionários e uma média de 2 entregas por pessoa no mês, você já movimenta cerca de 80 registros mensais; filtros e conferência semanal ainda podem atender bem. Acima de 200 funcionários, múltiplos responsáveis e necessidade de assinatura eletrônica, permissões, histórico de alterações e integração com SST, minha recomendação é migrar para sistema especializado e manter o Excel como apoio ou exportação.

Faça uma cópia mensal antes de alterações relevantes e mantenha o arquivo em local com controle de acesso. A planilha tem 110 linhas preparadas, portanto você deve avaliar a capacidade real antes de ampliar o cadastro além desse intervalo.