Controle de CA Excel - Planilha Grátis

1. Passo 1 — Abra a aba Instruções e leia as orientações sobre CA válido, estoque mínimo, entregas e evidências para auditorias.
2. Passo 2 — Na aba Controle de EPIs, preencha os campos de cadastro, como ID, tipo, modelo, fabricante, número do CA, datas, tamanho, unidade e estoque.
3. Passo 3 — Informe o estoque mínimo, a periodicidade de troca, a última inspeção, o responsável e as observações. As colunas calculadas não devem ser sobrescritas.
4. Passo 4 — Confira Dias para vencer e Status do CA. O status será Vigente, A vencer ou Vencido conforme a data de validade.
5. Passo 5 — Registre cada fornecimento na aba Entrega de EPIs, incluindo matrícula, colaborador, setor, cargo, ID do EPI, quantidade e motivo.
6. Passo 6 — Complete devolução, condição do equipamento, termo assinado, responsável e observações quando o EPI retornar.
7. Passo 7 — Consulte a aba Resumo e Dashboard para acompanhar os indicadores e faça a conferência mensal dos CAs, estoque e inspeções.

O controle de CA é usado principalmente pelo técnico de segurança do trabalho, mas também envolve a coordenadora de RH, o analista de DP e o gestor de almoxarifado. A necessidade aparece na admissão de novo funcionário, na troca de equipamento, na inspeção periódica e durante a preparação para auditorias de SST.

Na aba Controle de EPIs, a imagem 1 mostra uma grade com os campos ID do EPI, tipo, descrição/modelo, fabricante, número do CA, datas de emissão e validade, estoque, inspeção, responsável e observações. O exemplo preenchido traz um capacete com CA 49821, estoque atual de 8 unidades e estoque mínimo de 10; por isso, a coluna Necessidade de reposição retorna Repor.

Admissão e mudança de função

Em uma indústria com 40 funcionários em turnos, o técnico pode cadastrar capacetes, óculos, protetores auriculares e outros equipamentos uma única vez e registrar as entregas por pessoa. Na imagem 2, a aba Entrega de EPIs apresenta ID da entrega, data, matrícula, colaborador, cidade, setor, cargo, ID do EPI, quantidade, motivo, troca prevista, devolução, condição e termo assinado.

Quando João recebe 1 capacete em 09/06/2026, o tipo e o CA são buscados automaticamente pelo ID EPI-001. Se a periodicidade cadastrada for de 6 meses, a troca prevista será calculada para 09/12/2026. A posição técnica é usar o ID do EPI como chave única, em vez de digitar novamente o nome e o CA na entrega.

Conferência gerencial

A imagem 3 mostra o Resumo e Dashboard com indicadores e um gráfico de status. Para um comércio com 12 colaboradores, a gestão consegue verificar rapidamente quantos CAs estão regulares, quais exigem ação e qual o estoque médio, sem revisar todas as linhas manualmente.

A imagem 4 mostra a aba Instruções, que orienta a rotina mensal e o alinhamento com PGR, PCMSO, ASO, treinamentos e registros de SST.

A NR-06 exige que o empregador forneça gratuitamente EPI adequado ao risco, em perfeito estado de conservação e funcionamento. O equipamento deve possuir Certificado de Aprovação (CA) válido e compatível com a proteção necessária; o número do CA precisa ser conferido no cadastro e no momento da entrega.

A planilha não substitui a consulta oficial do CA nem o gerenciamento de riscos. Ela funciona como evidência operacional: registra fabricante, modelo, validade, inspeção, entrega, devolução e termo assinado, dados que devem permanecer coerentes com o PGR e os treinamentos aplicáveis.

Validade e inspeção

A fórmula de Dias para vencer subtrai TODAY() da data de validade. O Status do CA classifica como Vencido quando a validade passou, A vencer quando restam até 60 dias e Vigente nos demais casos. Por exemplo, se a data de validade for 15/09/2026 e a conferência ocorrer em 17/09/2026, o resultado será Vencido.

A próxima inspeção usa EDATE a partir da última inspeção e da periodicidade informada. Uma inspeção em 30/08/2026 com periodicidade de 1 mês gera 30/09/2026. Para controle formal, a data calculada deve ser confrontada com a condição real do equipamento e com o procedimento interno.

Responsabilidade documental

O empregador deve orientar e treinar o trabalhador, exigir o uso, higienizar ou manter o equipamento quando aplicável e substituir imediatamente o item danificado ou extraviado. O termo assinado na aba Entrega de EPIs é uma evidência importante, mas não prova sozinho fiscalização contínua.

Minha recomendação é manter o CA e a entrega vinculados pelo ID do EPI. A aba de instruções também orienta conservar registros para auditorias, fiscalizações e processos trabalhistas, junto de documentos de SST e comprovantes de treinamento.

O problema mais caro costuma começar com um cadastro incompleto. Se o responsável registra apenas Capacete, mas não informa o CA 49821, a validade e o fabricante, o RH não consegue demonstrar qual equipamento foi entregue nem se ele era adequado ao risco na data do fornecimento.

CA vencido no almoxarifado

Um EPI pode continuar fisicamente disponível e ainda assim exigir bloqueio quando o CA está vencido. Na planilha, um CA vencido aparece no status calculado; ignorar esse alerta e entregar 20 unidades pode obrigar a empresa a substituir todo o lote, além de aumentar a exposição em fiscalização.

Outro cenário: uma equipe faz 30 entregas mensais e 10 registros ficam sem número de CA por digitação manual. São 10 lacunas documentais em apenas um mês; em 12 meses, 120 ocorrências que exigem reconstrução por notas, fotos e fichas.

Entrega sem rastreabilidade

Na aba Entrega de EPIs, deixar Termo assinado como Não ou em branco impede a conferência imediata do recebimento. Também é um erro não preencher a devolução: um equipamento marcado como não devolvido pode representar perda patrimonial, risco de uso indevido ou ausência de evidência sobre a substituição.

O preenchimento duplicado também gera divergência. Se o cadastro informa CA 42116, mas o responsável digita outro número na ficha física, a busca automática da aba de entregas não corrige o documento externo. Por isso, a posição mais segura é selecionar o ID do EPI e usar o número retornado pela fórmula VLOOKUP.

Estoque mínimo irreal

Definir estoque mínimo como 1 para uma operação com 40 trabalhadores é insuficiente. Se o consumo mensal for 12 pares de óculos e o fornecedor levar 20 dias, o mínimo precisa considerar consumo durante o prazo de reposição e uma margem; caso contrário, o alerta Repor aparecerá tarde demais.

O controle funciona melhor quando entra em uma agenda fixa, e não quando alguém abre o arquivo apenas depois de uma fiscalização. Reserve, por exemplo, 30 minutos na primeira segunda-feira do mês para revisar validade, estoque, inspeções e entregas do período anterior.

Ritual de conferência

• Filtre Status do CA para localizar Vencido e A vencer.
• Filtre Necessidade de reposição para separar os itens com estoque igual ou inferior ao mínimo.
• Revise Próxima inspeção e confirme a verificação física do equipamento.
• Confira entregas sem termo assinado, sem devolução ou com condição Danificado.

Em uma operação com 40 funcionários e 10 tipos de EPI, essa revisão pode começar pelos itens críticos e terminar em menos de 1 hora, desde que as entregas sejam lançadas diariamente. É melhor registrar uma entrega de 3 minutos no momento do fornecimento do que reconstruir 20 movimentações no fim do mês.

Padronização no Excel

Use os IDs EPI-001, EPI-002 e assim por diante sem reutilizar códigos. As listas de validação já padronizam tamanho, unidade, motivo, condição de devolução e termo assinado; mantenha esse padrão para evitar variações como Par, par e pares.

Não apague as fórmulas das colunas Dias para vencer, Status do CA, Necessidade de reposição e Próxima inspeção. A aba Resumo e Dashboard depende dessas saídas para contar indicadores com COUNTA, COUNTIF, SUM e AVERAGE.

Quando migrar para um sistema

Com centenas de colaboradores, múltiplos almoxarifados, leitura por código de barras ou necessidade de aprovação eletrônica, a planilha deixa de ser o melhor registro principal. Nesse ponto, use um sistema de SST ou estoque e mantenha o Excel como relatório de conferência, não como fonte paralela.