Exame admissional e demissional Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Controle de Exames e insira uma linha para cada exame ocupacional realizado ou solicitado.
2. Preencha os campos manuais: ID, nome, CPF, cargo, setor, cidade/UF, tipo de exame, datas, clínica, médico e informações do PCMSO.
3. Registre exames complementares, data de emissão do ASO e o resultado informado pelo médico do trabalho.
4. Marque ASO entregue ao RH como Sim somente depois de receber e arquivar o documento.
5. Marque ASO enviado ao eSocial como Sim após a confirmação do procedimento interno aplicável.
6. Leia as colunas Prazo para envio ao eSocial, Status do processo e Dias em aberto sem alterar suas fórmulas.
7. Consulte a aba Resumo para acompanhar indicadores, gráficos por tipo, resultado e status; use Instruções para revisar o fluxo e as orientações de sigilo.

O analista de Departamento Pessoal usa o controle no momento da admissão, do desligamento e do fechamento das pendências de Saúde e Segurança do Trabalho. A coordenadora de RH consegue verificar se o ASO foi recebido antes de concluir o dossiê, enquanto o técnico de segurança confere a relação entre risco ocupacional, PCMSO, PGR e exames complementares.

Admissão e desligamento em uma mesma base

Em uma empresa com 40 funcionários em turnos, o RH pode registrar 8 admissionais e 5 demissionais no mesmo mês sem criar arquivos separados. A coluna Tipo de exame aceita cinco opções: Admissional, Demissional, Periódico, Retorno ao trabalho e Mudança de risco.

Para um comércio com 12 colaboradores, a linha de Maria pode conter solicitação em 31/08/2026, realização em 06/09/2026, resultado Inapto e ASO ainda não enviado. O processo permanecerá visível como pendência até que o fluxo seja tratado pelo médico do trabalho e pelo RH.

O que aparece em cada aba

A imagem 1 mostra a aba Controle de Exames, com colunas de A a V: identificação, dados profissionais, datas, clínica, médico, PCMSO, ASO, envio ao eSocial, prazo, status, dias em aberto e observações. A imagem 2 mostra o Resumo, com indicadores e gráficos de tipo, resultado e status.

A imagem 3 apresenta Instruções, incluindo cadastro, ASO, PCMSO e PGR, prazos, exame demissional, resultado inapto, pendências e LGPD. Para pequenas empresas, essa base é mais prática que uma lista solta porque mantém o histórico operacional em uma única linha por exame.

A NR-7 organiza o PCMSO e os exames ocupacionais, incluindo admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de risco ocupacional e demissional. O ASO deve ser emitido pelo médico responsável e apresentar, entre outros elementos, identificação, riscos ocupacionais, exames realizados e conclusão de apto ou inapto.

Prazo operacional e envio ao eSocial

A planilha calcula uma referência operacional na coluna Prazo para envio ao eSocial. Para exame admissional, a fórmula usa a data de solicitação mais 1 dia; para demissional, usa a data de emissão do ASO mais 1 dia; nos demais tipos, usa a emissão mais 30 dias. Isso é um apoio de controle do arquivo, não substitui a conferência do evento aplicável no eSocial.

Na prática, o empregador deve transmitir o evento de monitoramento da saúde do trabalhador conforme o leiaute e o prazo vigente do eSocial. O RH não deve marcar Sim apenas porque o ASO foi emitido: a coluna ASO enviado ao eSocial exige confirmação do envio.

Relação com admissão e rescisão

O exame admissional precisa ser tratado antes do início das atividades, em conjunto com o cadastro do empregado e a CTPS Digital. No desligamento, o exame demissional deve ser conferido junto ao aviso prévio, à rescisão e aos documentos ocupacionais.

Se um ASO de R$ 180,00 foi realizado, mas não foi recebido pelo RH, o custo financeiro já ocorreu e o processo continua incompleto. A posição mais segura é controlar separadamente emissão, entrega e transmissão, em vez de considerar o exame concluído apenas pela data da consulta.

O problema mais frequente não é a falta de clínica, mas a quebra do fluxo entre solicitação, realização, emissão e arquivamento. Uma admissão pode ser liberada pelo gestor, enquanto o ASO ainda está pendente; depois, o RH precisa reconstruir datas, contatos e documentos em mensagens dispersas.

Resultado não pode ser alterado pelo RH

O campo Resultado oferece Apto, Inapto, Apto com restrições e Pendente. Se o médico registrar Inapto, o RH deve preservar o parecer e encaminhar o caso para tratamento adequado; alterar a célula para Apto apenas para liberar uma admissão cria risco documental e ocupacional.

Considere 10 exames demissionais de R$ 160,00: são R$ 1.600,00 em custo direto. Se dois ASOs não forem entregues e o desligamento for auditado meses depois, o tempo para localizar clínica, médico e documentos pode superar 4 horas do DP, além do risco de inconsistência no eSocial.

Divergências que aparecem na auditoria

Uma linha com ASO entregue ao RH igual a Sim e enviado ao eSocial igual a Não permanece incompleta. Da mesma forma, um resultado Pendente não deve ser tratado como concluído. A fórmula do Status usa essas combinações e também compara o prazo com TODAY(), sinalizando Em atraso quando a data passou.

Outro erro é misturar dados de saúde em planilhas abertas. CPF, ASO e informações ocupacionais exigem acesso restrito, guarda adequada e atenção à LGPD. A melhor prática é usar Observações apenas para providências objetivas, sem copiar diagnósticos ou detalhes médicos desnecessários.

O controle funciona melhor quando entra em dois horários fixos: na abertura da admissão ou desligamento e na conferência diária das pendências. O analista de DP deve filtrar Status do processo por Pendente e Em atraso antes de fechar a folha ou enviar os eventos relacionados ao trabalhador.

Uma conferência curta evita retrabalho

• Na segunda-feira, filtre exames sem Data de realização e confirme agenda com a clínica.
• Após cada consulta, registre a data de realização, a emissão do ASO e o resultado.
• Quando o documento chegar, marque ASO entregue ao RH e arquive-o com acesso limitado.
• Depois da transmissão, marque ASO enviado ao eSocial e verifique se o status mudou.

Em uma equipe com 200 horas extras no mês, o DP já trabalha sob pressão no fechamento. Separar 15 minutos por dia para atualizar cinco campos é mais eficiente que reservar 3 horas no fim do mês para reconstruir 40 processos.

Quando sair da planilha

Use a aba Resumo para acompanhar crescimento e atraso: ela calcula total, percentuais e média de dias em aberto com COUNTIF, COUNTA e AVERAGE. Se a empresa ultrapassar 100 registros preparados, tiver várias filiais ou precisar de integração automática com clínica e eSocial, o controle deve migrar para um sistema especializado; a planilha pode continuar como conferência.

A aba Instruções deve ficar junto do arquivo. Ela orienta o cadastro, o ASO, o PCMSO, o PGR, o tratamento do resultado inapto e o sigilo, reduzindo a dependência de explicações informais para cada novo integrante do RH.