Termo de responsabilidade de EPI Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Controle de EPI e inclua uma linha para cada equipamento entregue. Preencha as células de cadastro, entrega, validade, quantidade, estado e assinatura.
2. Informe o tipo de EPI e o CA exatamente como aparecem na tabela de referência da aba Resumo, quando quiser puxar descrição e vida útil automaticamente.
3. Preencha a data de entrega e a vida útil em dias. A coluna Data Prevista para Substituição será calculada pela soma desses campos.
4. Selecione Sim ou Não em Termo Assinado? e informe a data da assinatura e o responsável pela entrega. Use as listas de Estado do EPI e Motivo da Entrega.
5. Registre devoluções, perdas, danos ou substituições nas colunas próprias e em Observações. Não apague o registro anterior quando precisar preservar o histórico interno.
6. Consulte a aba Resumo para verificar indicadores, tabelas por tipo de EPI e os três gráficos existentes.
7. Na aba Instruções e Termo, complete os dados da empresa e do colaborador, transcreva os equipamentos e imprima o modelo para coleta das assinaturas.

O termo de responsabilidade de EPI é usado pelo analista de DP, pelo técnico de segurança do trabalho e pelo responsável do almoxarifado quando um equipamento é entregue, substituído ou devolvido. A necessidade aparece na admissão, na mudança de função, na troca por desgaste e durante auditorias de segurança. Em uma indústria com 40 funcionários em turnos, uma entrega média de dois equipamentos por pessoa já gera 80 registros que precisam permanecer rastreáveis.

Registro por equipamento, não apenas por colaborador

A aba Controle de EPI trabalha com uma linha para cada equipamento entregue. Assim, João Silva pode ter um capacete com CA 12345, quantidade 1, entrega em 12/02/2026 e vida útil de 180 dias, enquanto o protetor auricular terá outra data, quantidade e prazo. Essa separação é mais segura do que colocar vários EPIs em uma única célula.

A imagem 1 mostra a primeira aba, com campos que vão de ID do Registro a Observações. Depois dos dados digitados, as colunas Situação do Termo, Dias para Vencimento e Alerta de Validade são calculadas. No exemplo preenchido, o termo do capacete está como Sim; o registro de Carlos Souza está como Não, permitindo localizar a assinatura pendente.

Uso no fechamento mensal

A coordenadora de RH pode revisar os registros antes do fechamento da folha, enquanto o técnico de segurança confere CA, estado e validade. Um comércio com 12 colaboradores talvez faça essa conferência em 20 minutos por semana; uma operação industrial deve reservar um horário por unidade e por turno para evitar que a entrega física fique sem documentação.

A aba Resumo, exibida na imagem 2, calcula total de registros, termos assinados, termos pendentes, EPIs vencidos, vencimentos em até 30 dias, percentual de assinatura e colaboradores distintos. Os três gráficos ajudam a enxergar quantidade entregue por tipo, assinatura e situação de validade, mas não substituem a conferência do documento assinado.

A NR-6 exige que o empregador forneça gratuitamente o EPI adequado ao risco, em perfeito estado de conservação e funcionamento, além de orientar e treinar o trabalhador. O equipamento deve possuir CA — Certificado de Aprovação válido, e a empresa precisa registrar a entrega por meio físico ou eletrônico. Por isso, o campo CA da planilha não é decorativo: ele vincula o registro ao equipamento efetivamente fornecido.

Informações que sustentam a rastreabilidade

O termo deve identificar empresa, CNPJ, unidade, colaborador, CPF, matrícula, cargo, setor, tipo de EPI, quantidade, data de entrega e estado. O modelo da aba Instruções e Termo reúne esses dados e ainda apresenta espaço para observações e assinaturas. A imagem 3 mostra o formulário, com a relação dos equipamentos nas colunas Tipo de EPI, CA, Descrição/Modelo, Quantidade, Data de Entrega, Data de Validade, Estado e Observações.

A planilha também usa uma vida útil interna em dias, como 180 dias para capacete e óculos e 365 dias para protetor auricular nos exemplos cadastrados. Esse prazo não substitui a avaliação do fabricante, do estado do equipamento ou das condições de uso. Minha orientação prática é usar a data de validade e a vida útil como controles distintos, sem tratar o prazo interno como autorização para manter EPI danificado.

Responsabilidades depois da entrega

A empresa deve orientar o uso, guardar evidência da entrega, substituir o equipamento quando danificado ou extraviado e fiscalizar sua utilização. O trabalhador deve usar o EPI destinado ao risco, conservar o equipamento e comunicar alterações. A assinatura comprova o recebimento e a ciência, mas não elimina treinamentos, fiscalização ou registros de segurança.

Em uma entrega de 40 capacetes, a ausência de CA ou de assinatura em apenas 5 registros já deixa 12,5% da amostra sem rastreabilidade completa. Para pequenas empresas, este controle em Excel é prático enquanto o volume permanece administrável; acima de centenas de movimentações mensais, um sistema integrado tende a reduzir duplicidades.

O problema mais caro costuma surgir quando o equipamento foi entregue, mas ninguém consegue provar quando, qual modelo e para quem. Um registro com nome do colaborador e tipo de EPI, mas sem CA, data de entrega ou assinatura, não reconstrói adequadamente a evidência diante de uma fiscalização, auditoria ou investigação de acidente.

Entrega sem termo assinado

Na aba Controle de EPI, a fórmula da Situação do Termo classifica o registro como Regular quando Termo Assinado? está como Sim. Se estiver como Não e a data de entrega estiver preenchida, o controle aponta pendência de assinatura. Em uma equipe com 80 entregas no mês e 10 termos pendentes, a taxa de pendência chega a 12,5%; deixar essa lista escondida até a auditoria é uma falha de processo.

Outro erro é marcar Sim antes de coletar a assinatura física. Isso transforma uma pendência documental em falso indicador de conformidade. O responsável pela entrega deve preencher a data real da assinatura e guardar o termo correspondente na pasta definida pela empresa.

Vencimento ignorado no almoxarifado

A coluna Dias para Vencimento usa a data atual e a validade informada. O alerta separa Vencido, Vence em até 30 dias e Vigente. Se um lote de 25 óculos tiver 8 vencidos, 32% dos equipamentos daquele tipo exigem ação imediata, mesmo que todos ainda apareçam como entregues.

Também ocorre erro quando a equipe altera a validade, mas esquece de atualizar o equipamento físico ou a ficha assinada. A troca deve preservar motivo, quantidade, estado, devolução e observações. Para uma operação com 200 horas extras mensais no setor produtivo, por exemplo, não faz sentido tratar EPI como detalhe administrativo: mais tempo de exposição e mais movimentação de trabalhadores aumentam a necessidade de reposição e conferência.

Cadastro de referência desatualizado

A tabela da aba Resumo contém exemplos de CA, descrição e vida útil e pode ser editada. Se o técnico substituir o capacete CA 12345 por outro modelo, mas mantiver a referência antiga, o VLOOKUP poderá preencher uma descrição incompatível. A conferência visual do CA e do fabricante deve ocorrer antes de usar o resumo como base documental.

A planilha funciona melhor quando entra em um ritual fixo, e não quando é preenchida somente depois de um acidente ou de uma fiscalização. Defina um responsável pela entrega e reserve 15 minutos no fim de cada turno para lançar novos registros, conferindo a assinatura no mesmo dia. Na admissão, o lançamento deve ocorrer junto da entrega do uniforme e do treinamento inicial.

Rotina curta para evitar pendências

• Na segunda-feira, filtre Situação do Termo e encaminhe ao responsável os registros pendentes de assinatura.
• Na quarta-feira, filtre Alerta de Validade e separe os EPIs vencidos dos que vencem em até 30 dias.
• Na sexta-feira, compare devoluções, danos e substituições com o estoque físico e revise as observações.
• No fechamento mensal, salve uma cópia do arquivo e confira o percentual de termos assinados no Resumo.

A imagem 2 mostra o painel com indicadores e gráficos; ele serve para priorizar trabalho. Se o resumo apontar 6 EPIs vencidos e 14 com vencimento em até 30 dias, a compra ou separação deve começar pelos vencidos, não pela ordem alfabética dos colaboradores.

Padronização que economiza tempo

Use as listas existentes para evitar variações como Luva, luvas e LUVA. Mantenha o CA e a descrição na tabela de referência e revise a vida útil interna sempre que o fabricante ou o procedimento de segurança mudar. As fórmulas com IF, COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF, AVERAGE e VLOOKUP já sustentam os cálculos do arquivo; não substitua essas colunas por digitação manual.

Quando a empresa ultrapassar algumas centenas de movimentações, tiver múltiplas unidades ou precisar integrar estoque, treinamento e registros de SST, a planilha deve virar apenas uma conferência temporária. Para 12 colaboradores e poucas entregas mensais, porém, a rotina semanal com cópia de segurança é mais simples e proporcional do que implantar um sistema complexo.