Controle de devolução de EPI Excel - Planilha Grátis

1. Na aba Controle de Devolução, registre uma linha para cada conjunto ou item de EPI relacionado ao desligamento.
2. Preencha ID, matrícula, colaborador, cargo, setor, cidade/UF, datas, motivo e responsável pelo desligamento.
3. Informe código, descrição, CA, quantidade entregue e quantidade devolvida. A quantidade pendente será calculada automaticamente.
4. Cadastre o estado do item, a data da devolução, o termo assinado, a conferência do almoxarifado e as observações.
5. Confira o valor unitário trazido da aba Resumo e use o valor estimado pendente como referência interna para análise.
6. Consulte o status calculado e trate itens danificados, inservíveis ou não devolvidos com RH, DP e almoxarifado.
7. Na aba Resumo, acompanhe os indicadores, tabelas e gráficos; use a aba Instruções para revisar o fluxo antes de fechar o desligamento.

O controle é usado principalmente pelo analista de DP no fechamento da rescisão, pelo RH que conduz a entrevista de desligamento, pelo almoxarifado que confere os itens e pelo técnico de segurança do trabalho que acompanha o histórico de EPI. O momento crítico é a devolução física, normalmente próxima à data informada em Data do desligamento.

O registro começa antes da conferência

Na aba Controle de Devolução, você identifica o profissional com ID, matrícula, cargo, setor e responsável. Depois relaciona o código do EPI, equipamento e CA. A planilha aceita um registro para cada conjunto ou item, portanto um colaborador com capacete, luvas e botina pode ser controlado como kit ou em linhas separadas, conforme o procedimento interno.

A imagem 1 mostra as colunas completas, incluindo Quantidade entregue, Quantidade devolvida, Estado do EPI, termo assinado e conferência do almoxarifado. Para uma indústria com 40 funcionários em turnos, essa separação evita que a devolução do operador seja confundida com a do técnico de manutenção no mesmo desligamento.

O resumo apoia a decisão

A imagem 2 mostra a aba Resumo com total de registros, concluídos, pendentes, percentual de conclusão, quantidade pendente, valor total estimado e valor médio. Há também tabelas por equipamento e setor e três gráficos, úteis quando a coordenadora de RH precisa reportar o resultado mensal à gestão.

Exemplo: se Carlos recebeu 3 itens e devolveu 2, a fórmula calcula 1 pendência. Com valor unitário de R$ 185,00 para o KIT-003, o valor estimado fica em R$ 185,00. A posição técnica é usar a planilha como trilha de conferência, não como prova isolada de desconto salarial.

A NR-6 exige que o empregador forneça gratuitamente EPI adequado ao risco, em perfeito estado de conservação e funcionamento, além de orientar, treinar e registrar a entrega. O controle de devolução complementa a ficha de entrega, mas não substitui o gerenciamento de riscos ocupacionais, o PGR, o PCMSO ou os registros de treinamento.

CA, conservação e rastreabilidade

O campo CA — Certificado de Aprovação — deve reproduzir a identificação disponível no equipamento ou na ficha. Um capacete com CA 49.876 não deve ser confundido com outro modelo apenas porque ambos aparecem como capacete. Estado Bom, Regular, Danificado, Inservível ou Higienizado permite separar devolução aproveitável de item que exige descarte ou reposição.

A CLT, no art. 462, limita descontos salariais. Por isso, a quantidade pendente e o valor calculado pela planilha não autorizam automaticamente desconto na rescisão. É necessário observar autorização, responsabilidade comprovada, regras internas e instrumentos coletivos aplicáveis. Para um item de R$ 220,00 não devolvido, o sistema deve apresentar R$ 220,00 como estimativa, não como desconto automático.

Desligamento e registros digitais

O exame ASO demissional integra a rotina de saúde ocupacional, enquanto os eventos do eSocial, como S-2299, tratam do desligamento e não substituem a ficha de EPI. A aba Instruções recomenda integrar o controle à ficha de entrega, ao ASO demissional e à documentação de desligamento.

Minha recomendação é concluir a conferência física antes de encerrar o dossiê rescisório. Um registro com quantidade zero pendente, termo marcado como Sim e almoxarifado marcado como Sim aparece como Concluído; se faltar qualquer confirmação, fica Aguardando documentação.

O problema mais caro costuma ser registrar apenas que o colaborador devolveu o kit, sem comparar a quantidade entregue com a quantidade física. Se foram entregues 5 itens e retornaram 4, a diferença de 1 precisa aparecer no campo Quantidade pendente. Sem essa conta, o desligamento pode ser encerrado com patrimônio sem localização e sem responsável pela apuração.

Falhas de quantidade e estado

Outro erro é marcar Bom por hábito quando o item está Danificado ou Inservível. A fórmula da coluna Y identifica esses estados e retorna Avaliar desconto ou reposição. Em um setor com 20 desligamentos e uma divergência média de R$ 140,00 por pessoa, o valor estimado não acompanhado pode chegar a R$ 2.800,00.

Também há risco quando o código informado não existe na tabela auxiliar J:L da aba Resumo. Nesse caso, o VLOOKUP retorna valor unitário igual a zero por meio de IFERROR, e o valor pendente deixa de refletir o custo real. Por isso, o responsável deve cadastrar KIT-001, KIT-002 e demais códigos antes do fechamento.

Documento ausente não é devolução concluída

Marcar a quantidade como zero sem termo assinado ou sem conferência do almoxarifado cria uma evidência incompleta. A fórmula de Status da devolução diferencia Concluído de Aguardando documentação, evitando que a equipe trate a baixa física como encerramento documental.

Um caso frequente envolve a rescisão liberada no mesmo dia em que o trabalhador entrega o equipamento. Se a conferência ocorrer depois, a data da devolução e as observações precisam registrar o fato. A posição mais segura é não apagar linhas antigas nem sobrescrever registros: corrija a informação, mantenha a observação e preserve o vínculo com o ID do desligamento.

A planilha funciona melhor quando entra no checklist fixo do desligamento, e não quando fica sob responsabilidade informal do almoxarifado. Defina um horário diário para o DP atualizar novas rescisões e outro para o almoxarifado confirmar devoluções. Com 12 colaboradores em um comércio, uma conferência de 10 minutos por pessoa consome cerca de 2 horas; é pouco diante do retrabalho de localizar documentos depois.

Crie uma sequência curta e repetível

• Abra o ID do desligamento assim que a rescisão for comunicada.
• Confirme a ficha de entrega e preencha código, CA e quantidade.
• Na devolução, conte fisicamente, fotografe ou arquive o termo conforme a política interna.
• Marque estado, data, assinatura e conferência no mesmo dia.
• Revise o Resumo no fechamento semanal e trate todos os registros Pendentes.

Use os alertas que já existem

A tabela da aba Controle de Devolução está preparada até a linha 101, com filtros e formatação condicional. Use os filtros para localizar Status Pendente, estado Danificado ou avaliação Avaliar desconto ou reposição. A aba Resumo permite comparar setores: se Produção concentra 15 itens pendentes e Logística apenas 2, a ação deve começar pela rotina de entrega e devolução da Produção.

Na aba Instruções, a imagem 3 apresenta as orientações de identificação, quantidades, conferência física, documentação e tratamento de pendências. Copiar a planilha para um novo período exige revisar os códigos e valores da tabela auxiliar, porque o VLOOKUP depende desse cadastro. Quando a empresa supera centenas de desligamentos, possui múltiplos almoxarifados ou precisa de trilha de auditoria por usuário, migre para um sistema integrado; até lá, mantenha um arquivo oficial e controle de versões.