Acordo de Compensação Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Acordo de Compensação e localize uma linha para cada funcionário. A imagem 1 apresenta as colunas organizadas desde o número do empregado até o vencimento do acordo.
2. Preencha Funcionário, Cargo, Setor, Data Admissão e Início do Acordo. Use datas no padrão DD/MM/AAAA, como 01/01/2026.
3. Informe a Jornada Contratual Diária (h) e as Horas Previstas no Mês. Para uma jornada de 44 horas semanais distribuída em cinco dias, o parâmetro mensal costuma ficar próximo de 220 horas, mas a referência deve seguir a jornada contratada e o calendário aplicável.
4. Lance as Horas Trabalhadas no Mês e confira o Saldo do Mês. Um resultado de 6 horas representa crédito; um resultado de -8 horas representa débito no período.
5. Informe o Saldo Anterior (h) e o Limite do Acordo (h), usando valores como 40 ou 48 horas conforme o instrumento adotado pela empresa.
6. Confira o Saldo Acumulado, o percentual utilizado, o Status e o Vencimento do Acordo. No exemplo da planilha, o acordo termina em 30/06/2026.
7. Consulte a aba Resumo Gerencial para a visão consolidada e a aba Instruções para revisar os critérios antes de fechar a folha ou enviar os eventos trabalhistas.

O acordo de compensação de jornada é usado quando a empresa pretende distribuir ou compensar horas sem tratar cada variação como pagamento imediato de horas extras. O analista de DP normalmente atualiza esse controle depois de apurar o ponto e antes de concluir a folha, enquanto a coordenadora de RH acompanha os vencimentos e os limites negociados.

Na prática, a necessidade aparece com força na virada da escala, em semanas de produção elevada, na troca de turnos e quando um funcionário acumula horas para folgar em outro período. Uma indústria com 40 funcionários em três turnos pode ter 200 horas excedentes em um mês. Se o acordo permitir compensação válida, o gestor precisa saber quem tem saldo positivo, quem está devendo horas e até quando a compensação pode ocorrer.

Como a aba principal organiza a apuração

A aba Acordo de Compensação, mostrada na imagem 1, começa com Nº, Funcionário, Cargo, Setor, Data Admissão e Início do Acordo. Depois, reúne Jornada Contratual Diária (h), Horas Previstas no Mês, Horas Trabalhadas no Mês, Saldo do Mês (h), Saldo Anterior (h), Saldo Acumulado (h), Limite do Acordo (h), % Utilizado do Limite, Status e Vencimento do Acordo.

Esse desenho é adequado para uma pequena empresa do Simples Nacional que ainda não precisa de um módulo completo de banco de horas. Para uma equipe com oito horas diárias, 176 horas previstas e 182 trabalhadas, o saldo mensal de 6 horas deve ser somado ao saldo anterior de 4 horas, resultando em 10 horas acumuladas para conferência.

Quem consulta o resumo

A imagem 2 mostra a aba Resumo Gerencial, voltada à leitura da coordenação e dos gestores. Ela ajuda a decidir se é melhor programar folgas, ajustar a escala ou interromper novos lançamentos porque o limite está próximo.

O sócio que cuida pessoalmente do pessoal consegue verificar os acordos sem abrir cada registro. Já o analista pode usar a aba Instruções, apresentada na imagem 3, para padronizar o preenchimento quando outro responsável assumir o fechamento.

A CLT estabelece, como referência constitucional, jornada de até 8 horas diárias e 44 horas semanais. O art. 59 da CLT admite compensação e banco de horas, mas o instrumento precisa indicar a forma de pactuação e o prazo de compensação. Para a rotina, a posição mais segura é registrar o acordo por escrito e controlar cada saldo por empregado, em vez de manter apenas um total informal por setor.

O banco de horas pode ser ajustado por acordo individual escrito com compensação em até 6 meses. Por acordo ou convenção coletiva, o prazo pode chegar a 1 ano. A compensação no mesmo mês também pode ocorrer conforme a regra aplicável, mas não autoriza ignorar o controle de ponto nem ultrapassar os limites legais de jornada.

Limites, intervalo e adicional

A prorrogação diária normalmente fica limitada a 2 horas, salvo hipóteses legais específicas. O intervalo intrajornada para jornada superior a 6 horas deve ser observado, em regra, por pelo menos 1 hora e, conforme a negociação permitida, pode ter redução até o limite legal de 30 minutos. O descanso semanal remunerado também precisa ser preservado.

Se a hora não for compensada dentro do prazo válido, ela deve ser paga como extra, com adicional mínimo de 50% em dia útil. Em domingos e feriados trabalhados sem compensação ou folga correspondente, o parâmetro de 100% é usado com frequência, sem prejuízo da convenção coletiva. Um salário de R$ 2.200,00 e divisor 220 geram hora normal de R$ 10,00; 10 horas extras a 50% representam R$ 150,00 antes dos reflexos.

Registro e reflexos na folha

Empresas com mais de 20 empregados devem manter controle de entrada e saída, conforme o art. 74, § 2º, da CLT. O sistema pode ser eletrônico nos formatos admitidos pela Portaria 671/MTE, enquanto a planilha deve funcionar como conferência, não como substituta de um registro obrigatório inadequado.

Créditos pagos como horas extras repercutem no descanso semanal remunerado e podem refletir em férias acrescidas de 1/3, 13º salário e FGTS de 8%. A empresa também precisa transmitir a remuneração correta ao eSocial, especialmente nos eventos S-1200 e, quando houver desligamento, S-2299.

Quando a jornada precisa ser conferida com precisão, o próximo ajuste costuma ser o cálculo do intervalo intrajornada, para separar corretamente pausas, horas extras e reflexos na remuneração.

O problema mais caro costuma começar com uma diferença pequena entre o espelho de ponto e o lançamento mensal. Um funcionário registra 182 horas, mas o DP lança 176 por usar a jornada prevista como se fosse a jornada realizada. As 6 horas desaparecem do saldo e, se forem cobradas depois, podem virar horas extras com adicional, reflexos e juros em uma reclamação trabalhista.

Saldo sem prazo e limite confiável

Outro erro é carregar o saldo anterior sem verificar o vencimento do acordo. No arquivo, um acordo iniciado em 01/01/2026 com vencimento em 30/06/2026 não deve continuar recebendo horas automaticamente em julho. Um empregado com saldo acumulado de 42 horas em um limite de 48 já consumiu 87,5% do limite; deixar a situação sem tratativa pode impedir a compensação tempestiva.

Também é comum cadastrar limite de 48 horas para todos, embora o documento individual ou coletivo estabeleça 40 horas. Para cinco empregados, uma diferença de 8 horas por pessoa representa 40 horas de exposição. Com hora normal de R$ 12,00 e adicional de 50%, isso equivale a R$ 720,00 de principal antes de DSR e demais reflexos.

Acordo inválido ou jornada mal distribuída

Guardar apenas uma planilha, sem o acordo escrito, não prova a autorização da compensação. O risco aumenta quando o empregado trabalha além de 10 horas no dia, não usufrui o intervalo ou não consegue consultar o saldo. Nessas situações, o saldo positivo pode ser desconsiderado e tratado como extra não paga.

Há ainda o erro de compensar trabalho noturno sem calcular o adicional noturno de 20% e a hora reduzida de 52min30s entre 22h e 5h. Em uma equipe de 12 trabalhadores, cada um com 15 horas noturnas no mês e hora-base de R$ 14,00, somente o adicional soma R$ 504,00 mensais. A planilha ajuda na conferência, mas não elimina a necessidade de separar adicional, reflexos e regra coletiva.

Na minha experiência, é melhor pagar o saldo vencido corretamente do que prolongar um acordo sem base documental. O custo imediato é mensurável; o passivo acumulado por seis meses de lançamentos sem validade é muito mais difícil de corrigir.

A planilha funciona melhor quando entra em uma rotina fixa, e não quando alguém a abre apenas depois de uma reclamação. Defina um responsável para atualizar os dados no primeiro dia útil após o fechamento do ponto e outro para revisar os saldos antes do envio da folha. Em uma empresa com 40 empregados, uma conferência de 10 minutos por registro consome pouco mais de 6 horas mensais, mas evita retrabalho na folha.

Rotina semanal de conferência

Use a aba Acordo de Compensação para lançar os dados consolidados, não cada batida individual. A cada semana, confira alterações de setor, admissões, afastamentos e desligamentos; no fechamento, compare Horas Previstas no Mês com Horas Trabalhadas no Mês e valide os saldos acumulados.

• Filtre Vencimento do Acordo para localizar prazos nos próximos 30 dias.
• Ordene % Utilizado do Limite do maior para o menor.
• Marque para o gestor os saldos acima de 80% do limite.
• Confira se o Status corresponde à situação documental do acordo.

Padronização que economiza tempo

Use validação de dados para padronizar setores e status, evitando registros como Produção, producao e PROD. Copiar a estrutura do mês anterior pode poupar cerca de 30 minutos em uma equipe de 20 pessoas, mas você deve limpar as horas do período anterior e preservar somente os dados cadastrais e do acordo.

A imagem 2, com o Resumo Gerencial, deve ser consultada na reunião mensal com os gestores. A imagem 3, da aba Instruções, pode ficar como referência para quem substitui o analista durante férias. Não altere os cabeçalhos sem registrar a mudança, porque isso quebra filtros e comparações entre períodos.

Quando a empresa passa de 50 ou 100 empregados, possui vários REP-P, escalas 12x36 ou integrações com folha, a planilha deve virar espelho de conferência. Nesse ponto, um sistema de ponto integrado ao eSocial e à folha é mais seguro; a planilha continua útil para auditoria e aprovação gerencial.

Nesse cenário, o calendário de ausências da equipe ajuda a cruzar férias, folgas e substituições antes de fechar a conferência da jornada.