Recrutamento e Seleção Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Candidatos e preencha uma linha para cada candidato, sempre mantendo o mesmo ID da vaga quando as pessoas concorrerem ao mesmo cargo.
2. Informe cargo, setor, cidade, tipo de contrato, fonte de recrutamento e as datas de inscrição, triagem, entrevista e retorno.
3. Lance as notas do RH, do gestor e da parte técnica na escala de 0 a 10, para manter a avaliação comparável entre perfis.
4. Registre pretensão salarial, salário ofertado e diferença salarial para enxergar logo quem está acima ou abaixo da faixa.
5. Marque o status do processo e o campo Aprovado? quando houver decisão, para não misturar candidatos em análise com aprovados.
6. Use o Dashboard para enxergar o volume de candidatos e os principais indicadores do funil sem filtrar a base linha por linha.
7. Siga a aba Instruções para manter a digitação padronizada e evitar erros de preenchimento nas etapas do processo seletivo.

No RH e no DP, essa planilha entra quando a vaga é aberta e precisa sair do controle por e-mail, WhatsApp ou papel. O analista acompanha candidatos por cargo, setor e cidade, enquanto a coordenadora de RH enxerga se o processo está andando ou travado.

A aba Candidatos concentra 22 campos e ajuda a separar fases que na prática se misturam: inscrição, triagem, entrevista, retorno e decisão. Em uma empresa com 40 vagas no mês, isso evita perder o histórico de quem foi entrevistado, quem recebeu proposta e quem ficou sem resposta.

Onde ela resolve o trabalho do dia a dia

Se você recruta para uma indústria com turnos, o ponto crítico costuma ser rapidez. Uma vaga de operador com 12 candidatos e 3 aprovados exige leitura objetiva de notas, pretensão salarial e disponibilidade, porque o tempo de resposta muda a taxa de aceitação.

O que a imagem 1 mostra na prática

A imagem 1 exibe a aba Candidatos com cabeçalho escuro, colunas largas e organização linear por linha. Isso facilita filtrar por cargo, setor e status sem perder a leitura das datas e das notas.

Quem usa essa base no processo

O analista de DP usa a planilha para preparar a admissão depois da aprovação. Já o sócio de uma empresa do Simples Nacional consegue comparar 6 candidatos para uma única vaga sem precisar abrir um sistema completo de recrutamento.

Depois da aprovação, a próxima conferência costuma ser a da aptidão ocupacional, com o controle de exames periódicos alinhando os prazos de admissão e acompanhamento médico.

A seleção não termina quando você aprova o candidato. Depois disso, entram CTPS digital, exame admissional, cadastro para eSocial e organização do contrato, principalmente quando a vaga vira admissão com prazo curto.

Na prática, o recrutamento precisa conversar com a rotina trabalhista. Se a contratação for CLT, você já precisa pensar em salário-base, data de início, documentação e alinhamento com a folha, porque qualquer atraso afeta o envio do evento de admissão.

O ponto de atenção no prazo

Se a empresa tem 8 candidatos aprovados por mês e fecha 5 admissões, um atraso de 2 dias no retorno pode derrubar o processo inteiro. O custo não é só operacional: a vaga aberta por mais tempo sobrecarrega a equipe e pode gerar hora extra para o time que ficou descoberto.

Comparar notas é melhor do que decidir no feeling

Na seleção, é mais seguro usar critérios padronizados do que depender de impressão subjetiva. A planilha permite cruzar média final, salário pretendido e disponibilidade, o que ajuda muito quando há 2 candidatos fortes e apenas 1 vaga disponível.

O que a imagem 2 ajuda a visualizar

A imagem 2 mostra o Dashboard, que serve para enxergar o andamento do processo de forma rápida. Em vez de abrir linha por linha, você usa o painel para ver a situação geral das vagas e apoiar a tomada de decisão no fechamento do mês.

O erro mais comum é deixar a planilha virar cadastro morto, com vaga aprovada mas sem data, nota ou status preenchido. Quando isso acontece, o RH perde rastreabilidade e pode repetir entrevista, esquecer retorno ou contratar alguém fora da faixa salarial.

Outro problema frequente é misturar impressão subjetiva com dado objetivo. Se a diferença entre pretensão e oferta é de R$ 1.200,00 e você não registra isso, depois fica difícil explicar por que um candidato foi descartado ou por que o processo travou na negociação.

Quando a falta de controle vira prejuízo

Em uma seleção com 15 candidatos, perder 3 retornos por falta de prazo já significa refazer triagem e entrevista. Se cada etapa consumir 30 minutos, você perde 1h30 só para retomar contatos que poderiam estar organizados desde o início.

Onde o erro aparece na rotina do DP

Se o aprovador não marca corretamente o campo Aprovado?, a admissão pode seguir errada para a folha. Isso gera retrabalho em cadastro, contrato e conferência do salário, além de risco de divergência entre o que foi combinado e o que será lançado.

O que a planilha evita na prática

Com cabeçalho estruturado, datas e colunas padronizadas, você reduz a chance de perder informação crítica. Para empresas pequenas, isso é melhor do que improvisar em mensagens soltas; para empresas com 50 ou mais candidatos por mês, isso já é o mínimo para não atrasar o funil.

Para a planilha funcionar de verdade, ela precisa entrar em uma rotina fixa. O melhor momento é sempre o mesmo: abertura da vaga, triagem inicial, dia da entrevista e fechamento com retorno final.

Se você copiar a aba do mês anterior, já reduz o trabalho de estrutura em pelo menos 10 minutos por vaga. Em uma operação com 12 vagas no mês, isso pode economizar 2 horas de RH só na preparação da base.

Hábitos que fazem a planilha durar

• Defina um horário fixo para atualizar as vagas, de preferência no mesmo bloco do fechamento da folha ou da conferência de admissões.
• Padronize a digitação com validação de dados para status, tipo de contrato e fonte de recrutamento.
• Use a aba Dashboard no fechamento semanal para evitar que decisões fiquem escondidas na base.
• Revise os retornos pendentes antes de abrir novas vagas, porque o acúmulo de processos aumenta o risco de erro.

Quando vale migrar para sistema

Se você já controla dezenas de vagas simultâneas, com múltiplos aprovadores e histórico longo de candidatos, a planilha começa a ficar limitada. Nesse ponto, um sistema de recrutamento e seleção ou um ATS passa a ser mais seguro, principalmente para integrar admissão, folha e eSocial.

Antes de migrar, também ajuda ter a descrição de cargos bem definida para manter critérios claros entre aprovação, seleção e admissão.